Une mine de Lubumbashi a besoin de 26 tonnes de boulets de broyage en acier. Ruashi Metals Trading appelle un transporteur à Dar es Salaam : combien ça coûte, et quand le chargement peut-il arriver ?
Dans la plupart des bureaux de transport, la réponse vient d'un tarif que quelqu'un a en tête, d'un camion trouvé par téléphone et d'un voyage suivi dans des groupes WhatsApp. La facture part des semaines plus tard, montée dans Excel à partir des reçus rapportés par le chauffeur.
Cet article suit ce même travail dans le système de gestion du transport de Chesify, écran par écran, du premier appel à la facture finale. Toutes les données présentées viennent de notre société de démonstration, GSK Logistics.
1. La vue du matin : le tableau de bord Transport
La journée commence dans Transport > Dashboard. Il répond aux trois premières questions du répartiteur avant même d'ouvrir un voyage : qu'est-ce qui roule, qu'est-ce qui est en retard, et qu'est-ce qui attend mon approbation.
La première ligne, Operational Pulse, compte les voyages par étape, les voyages terminés ce mois-ci, ceux qui ont dépassé leur fin prévue, ceux qui attendent votre approbation et les camions disponibles. La deuxième ligne couvre la sécurité et les papiers : pannes en cours, conteneurs au-delà de leur temps de franchise, alertes sur les temps de conduite, alertes sur les documents des chauffeurs, documents de voyage manquants, entretiens à faire et signatures de preuve de livraison recueillies ce mois-ci.
Les administrateurs voient aussi un Financial Snapshot : chiffre d'affaires, coûts et marge prévus et encaissés pour le trimestre. En dessous, trois graphiques montrent l'état des voyages, l'activité des 14 derniers jours et le chiffre d'affaires face aux coûts sur six mois.
La partie basse regroupe des listes de suivi : voyages récents, départs des sept prochains jours, incidents en cours, entretiens à faire, conteneurs proches de la détention, dépassements des temps de conduite, documents de chauffeurs bientôt expirés, corridors les plus actifs et derniers frais de transport. Chaque ligne ouvre sa fiche.
2. Le client demande : les ordres de transport
La demande de Ruashi devient un ordre de transport dans Transport > Operations > Transport Orders. Un ordre correspond à l'envoi d'un client. Ce n'est pas la même chose qu'un voyage : un voyage est le trajet d'un camion, et il peut transporter les ordres de plusieurs clients.
L'ordre contient le client, le corridor (Dar - Lubumbashi), les dates d'enlèvement et de livraison et la marchandise : ici une ligne de boulets de broyage en big-bags d'une tonne, 26 000 kg et 12 m³. Compute Price applique le tarif de fret, qui peut facturer au forfait, au kilomètre, à la tonne, à la palette ou au mètre cube. Pour cet ordre, le total est de TZS 18 285 000.
L'ordre passe de Quotation à Confirmed quand le client accepte. Les ordres confirmés sont prêts à partir sur un camion.
3. Trouver un camion : Plan Trip et le Dispatch Board
Plan Trip sur l'ordre ouvre un petit planificateur. Choisissez le camion, la remorque et le chauffeur, et le système construit le voyage : les arrêts du corridor, le plan de chargement et la ligne de fret viennent tous de l'ordre. Plusieurs ordres confirmés sur le même corridor peuvent partager un camion, et chaque client est facturé pour sa propre marchandise.
Le répartiteur vérifie le plan dans Transport > Operations > Dispatch Board, un calendrier de tous les voyages, pour repérer un camion déjà réservé avant de le réserver deux fois.
4. Le trajet : les voyages
Le voyage est le cœur du système. Transport > Operations > Trips affiche chaque voyage sous forme de liste, de tableau kanban par étape, de calendrier, de tableau croisé ou de graphique.
Le voyage TRP/GL/2026/10/OUT-038 emploie le camion T 496 EMV, la remorque T 521 ETU et le chauffeur Kassim Omary sur le corridor Dar - Lubumbashi : 2 072 km, prévus en 19 jours retour compris.
Un voyage passe par une suite d'étapes : Draft, Planned, Submitted, Approved, Dispatched, In Transit et Completed. Le répartiteur clique sur Submit to Manager, puis le responsable transport vérifie le plan et les coûts et clique sur Approve. Cette seule étape empêche un camion de partir avec un budget carburant non approuvé.
Avant le Dispatch, le système vérifie le permis et le passeport du chauffeur. Si l'un manque ou a expiré, le départ est bloqué. Un administrateur peut quand même envoyer le camion avec Dispatch with Override, mais il doit saisir le motif, qui est enregistré sur le voyage.
Sortie du parc. Le gardien confirme un bon de sortie au portail. Quand l'option est activée, cette confirmation fait passer le voyage en In Transit et enregistre l'heure de sortie du camion.
Sur la route. L'onglet Stops liste chaque point du corridor : chargement à Dar es Salaam, puis Mikumi, Makambako, Songwe, la frontière Tunduma-Nakonde, Isoka, Chinsali, Mpika, Mkushi, Kafulafuta, Sabina, Konkola, Kapri et enfin Lubumbashi. Chaque arrêt enregistre l'heure d'arrivée et de départ du camion, et le système calcule le temps d'attente sur place et le temps de route depuis l'arrêt précédent.
Cette colonne d'attente raconte la vraie histoire d'un corridor. Sur OUT-038, le camion a passé 41,5 heures à Tunduma et 46 heures à Konkola avant la frontière de la RDC. Ces deux attentes représentent près de la moitié des huit jours entre le départ de Dar es Salaam et l'arrivée à Lubumbashi, et elles sont désormais enregistrées sur chaque voyage, pas seulement retenues de mémoire.
Avec un traceur GPS ou le téléphone du chauffeur connecté, les arrêts sont enregistrés automatiquement à l'entrée et à la sortie du camion, et l'onglet Live Tracking Map montre où il se trouve en ce moment.
Livraison. À Lubumbashi, le chauffeur enregistre la preuve de livraison : le résultat (livré, livré en partie, refusé ou endommagé), la personne qui a reçu la marchandise et sa signature. Sur OUT-038, c'est J-P. Mwamba qui a signé pour Ruashi Metals. Send Delivery Confirmation envoie ensuite un e-mail au client.
5. Quand vos camions sont pleins : la sous-traitance
Tous les chargements ne partent pas sur vos propres camions. Dans Transport > Subcontracts, un voyage entier ou une partie du trajet est confié à un autre transporteur à un prix convenu.
Sur le voyage OUT-031, GSK Logistics confie le dernier tronçon Kasumbalesa - Lubumbashi à un camion immatriculé en RDC de Katanga Express Transport, pour TZS 1 560 000. Sur OUT-030, tout le voyage part chez Mbeya Highway Haulage car la flotte est complète.
Bill crée la facture fournisseur du transporteur au coût convenu, liée au voyage. Ce coût entre ensuite dans la marge du voyage, si bien qu'un voyage sous-traité est jugé sur les mêmes chiffres que les vôtres.
6. Être payé : fret, coûts et marge
Fret. Le prix de l'ordre est devenu une ligne de fret sur le voyage. Invoice sur le voyage crée la facture client dans Odoo Comptabilité, ici TZS 18 285 000 pour Ruashi Metals Trading. Plusieurs voyages peuvent aussi être facturés en une seule fois.
Coûts. L'onglet Costs contient chaque shilling dépensé pendant le voyage : 1 440 litres de gazole chez Puma Dar es Salaam, frais de postes de contrôle de Nakonde à Kapri, caution de transit, transitaires à Tunduma et Kasumbalesa, visas, permis, taxes municipales, stationnement et indemnité du chauffeur. Les coûts sont approuvés puis comptabilisés en factures fournisseurs, et chaque ligne indique si c'est la société ou le chauffeur qui a payé.
Marge. Le voyage fait le total dès qu'un coût est saisi.
| Voyage OUT-038 | TZS |
|---|---|
| Recettes de fret | 18 285 000 |
| Coûts du voyage | 10 793 980 |
| Coût de sous-traitance | 0 |
| Marge brute | 7 491 020 (41,0 %) |
C'est la marge avant les coûts propres au camion, comme l'amortissement, les pneus et l'assurance.
Ce qui change
Géré avec Excel et WhatsApp, ce travail laisse trois questions sans réponse au bureau : où est le camion, combien a coûté ce voyage, et avons-nous gagné de l'argent. Ici, chaque réponse tient sur un écran : l'onglet Stops, l'onglet Costs et la marge.
Et ce n'est que la route principale. Les prochains articles de cette série traitent des conteneurs et des frais de détention, de la flotte derrière les voyages, de la conformité des chauffeurs et des véhicules, du suivi en temps réel et du portail client, de la tarification et des règlements chauffeurs, ainsi que des rapports et des impressions.
Voyez-le sur vos propres corridors
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